Wir arbeiten dank des Bauvorhaben-Managers heute annähernd papierlos. Das Wichtigste aber ist, dass wir schwebende Projekte perfekt im Blick haben, zu jeder Zeit, vollkommen transparent und einfach im Handling.
Die Kluth Dachbaustoffe GmbH, unter anderem Produzent von expandierendem Polystyrol (EPS/Styropor) für Flach- und Gefälledächer, setzt auf das Organisationstool „Bauvorhaben-Manager“. Die Grundlage dafür bildet das modular aufgebaute Intranet-System jx framework des IT-Dienstleisters jx business it aus Hannover.
Da Kluth Dachbaustoffe seine Kunden ganzheitlich – von der Planung bis zur Umsetzung – unterstützt, galt es, ein Tool zu installieren, das den gesamten Prozess von A bis Z abdeckt und sich in die bestehende IT-Struktur integrieren lässt.
Auftragsanfrage, Anwendungstechnik, Vertrieb, Fertigung und finale Umsetzung – um den gesamten Prozess optimal, systematisch und vor allem weitgehend digital abzubilden, hat Kluth Dachbaustoffe zusammen mit jx business it den Bauvorhaben-Manager entwickelt und vor einiger Zeit in Betrieb genommen.
Mit dem neuen System wurde ein individuell auf Kluth Dachbaustoffe zugeschnittenes Planungs- und Dokumentationstool installiert, um die täglichen Arbeitsabläufe zu verschlanken, transparenter zu machen und übersichtlicher zu gestalten. So sind mit dem Bauvorhaben-Manager alle wichtigen Informationen und Dokumente in einem System gebündelt und die einzelnen Projekte für jedes Teammitglied leicht nachzuvollziehen. Die Software ermöglicht eine nahtlose und dynamische Dokumentation, egal ob es sich um freigegebene oder schwebende Bauvorhaben handelt. Hier werden alle Dokumente und Dateien zu einem Bauvorhaben erfasst. Jegliche Information zu einem Bauvorhaben, die das Unternehmen als Mail oder telefonisch erreicht, kann hier integriert werden.
Die konsequente Nutzung des Systems bringt Kluth Dachbaustoffe einen eindeutigen Mehrwert, wie beispielsweise einen einfachen und transparenten Freigabeprozess der Zeichnungen und Planungen, einen dynamischen Änderungsindex und eine detaillierte Historie über die Bauvorhaben.
Durch den Einsatz des jx-Frameworks mit Anbindung an unsere Warenwirtschaft, haben unsere Monteure vor Ort immer Zugriff auf sämtliche Artikel und Kontakte sowie aktuelle Geschäftsvorgänge. Das vermeidet Rückfragen an das Büro und vereinfacht unsere Prozesse.
Die Peter Goetz GmbH vertreibt und wartet Bier-Schankanlagen und Tafelwasseranlagen. Häufig werden gerade im Bereich Wartung und Reparatur Geschäftsinformationen beim Kunden benötigt, auf welche die Mitarbeiter bisher keinen direkten Zugriff hatten. Die geschaffene Lösung „on-Site Infos“ auf Basis des jx-Frameworks schließt diese Informationslücke.
Die Mitarbeiter benötigen bei ihrem Einsatz vor Ort Informationen auf den Teilestamm mit den Listenpreisen sowie Zugriff auf die Adressdatenbank für die Navigation. Darüber hinaus ist es für den Geschäftsführer interessant zu sehen, welche aktuellen Angebote einem Kunden unterbreitetet wurden. Diese Informationen sollen im täglichen Einsatz schnell und einfach mit dem Smartphone abrufbar sein.
Durch das geschaffene System werden die aktuellen Datensätze bei einer Anfrage aus der Business-Software ausgelesen und responsive (also für Mobilgeräte gut darstellbar) an das Smartphone des Mitarbeiters ausgeliefert. Die Kollegen können so auf Kundenadressen zugreifen, um diese zum Navigieren zu verwenden, oder auch auf die Telefonnummern, um z.B. eine verkehrsbedingte Verspätung anzuzeigen. Durch den Zugriff auf die aktuellen Listenpreise aus der Datenbank der Business Software, sind die Mitarbeiter in der Lage, dem Kunden direkt Preisanfragen für Ersatz- oder Austauschteile zu beantworten, was den Servicegrad erhöht. Die Verfügbarkeit der schwebenden Angebote, ermöglicht es dem Geschäftsführer, bei etwaigen Rückfragen fundierte Aussagen zu treffen.
Der Nutzen macht sich nach Aussage der kaufmännischen Abteilung nicht nur dadurch bemerkbar, dass die genannten Vorteile eintreten, sondern auch dadurch, dass nun auch die eingehenden Servicenachweise häufig mit den korrekten Artikelnummern versehen sind, was eine schnellere Bearbeitung des Auftrags bei der Dokumentation und Rechnungsstellung ermöglicht.